Ya sea tu respuesta a la pregunta anterior afirmativa o no,
siempre será útil que consideres que en tus convenciones, juntas de trabajo o
seminarios a desarrollar fuera de la ciudad donde están ubicadas tus oficinas,
evalúes la gran oportunidad que representan los múltiples espacios que
quedan de tiempo disponible, que muchas veces son cedidos a los participantes
como “horario libre para actividades personales”.
Y no es que esté mal que los asistentes tengan tiempo libre
para “andar por ahí”, descubriendo el lugar a donde se está llevando a cabo la
reunión, pero reflexionemos un poco haciendo un recuento de cómo se utiliza
estos tiempos la mayoría de las veces. En mis inicios creía que esa forma de “matar”
el tiempo libre era un asunto únicamente relacionado con la industria de la
construcción, pero conforme continuó mi trayectoria fui encontrando curiosas
similitudes prácticamente en todas las empresas de giros tan distintos por las
que fui pasando y conociendo.
Recuerdo una reunión de promoción para canales de
distribución de una empresa que distribuía software, fue en un muy buen hotel,
con servicios excelentes, y también con varias oportunidades para los
asistentes de contar con espacios de tiempo libre para que lo utilizaran según
dictara “su libre albedrío”. Tan estudiado está en qué se usa el tiempo libre (sobre
todo el nocturno), que al iniciar la sesión de la mañana siguiente cual fuera
mi sorpresa al llegar al salón de sesiones y encontrar unos muy vistosos carritos
de paletas heladas, los clásicos que son empujados por el paletero del parque
tocando las campanitas mientras anuncia su producto. Sólo que estos carritos en
lugar de tener motivos de colores y dibujos de conos con nieves de múltiples
sabores, estaban pintados solamente de blanco, eso sí, un blanco brillante y
pulcro con una enorme cruz roja al centro de cada uno de los costados, al más
puro estilo de una ambulancia de la benemérita Cruz Roja. También, cada uno de
los dos carritos que estaban ubicados a la entrada del salón para recibir a los
desvelados asistentes, en lugar de paletero estaba custodiado por su
correspondiente enfermera, sí una
enfermera muy peculiar, con su uniforme blanco y bien planchadito, solo que la
falda tenía un largo un poco arriba del muslo, de manera que las ligas de las
medias blancas eran totalmente visibles. Evidentemente la blusa bastante
escotada y no podía faltar su blanca cofia también con su cruz roja al centro.
También colgaba de su cuello un estetoscopio y llevan su maletín de primeros
auxilios, sosteniendo por la parte externa un baumanómetro o manómetro para
revisar la presión arterial.
¿Y qué creen que había adentro de los carritos de paletas,
ricas paletas de limón o de guanábana para empezar la mañana de presentaciones?
Pues no. Lo que contenían los carritos de paletas, mejor dicho de primeros
auxilios, era todos los aparatos para suministrar sueros con medicamentos a
enfermos canalizados, sólo que en lugar de suero lo que suministraban esos
aparatitos era la más helada de las cervezas para salvar la cruz con la que
venían cargando los indispuestos asistentes al día de cierre de la reunión.
Llevaban su vaso y la edecán, digo la enfermera, de inmediato activaba el
suministro de tan preciado líquido.
Los botiquines estaban plagados de aspirinas y de sales
efervescentes para “levantar muertos”. Evidentemente era prioritario que todos
estuvieran en sus 5 sentidos para poder concluir la reunión y pues al cliente
hay que atenderlo cómo se merece.
Y si se trata de empresas, de sindicatos, de reuniones de
academia, de farándula, de fundaciones o de congregaciones, normalmente este es
el esquema, ese que yo creía que era un mal endémico de la industria de la construcción,
pero que equivocado estaba.
Es realmente increíble, aunque si se anticipa a los
participantes pudiera no resultar inicialmente como el más alentador de los
incentivos para asistir, el hecho de que se pueden incluir dinámicas extra
muros, fuera del salón de sesiones, en varios de esos tiempos libre, incluso en
la noche luego de la cena o en las tardes libres. Estas dinámicas tienen un
efecto superlativo en la integración del grupo de asistentes a la reunión, y se
le pueden dar deliberadamente varios sentidos, que además de mantener un
ambiente sano, desalcoholizado (y con esto sé que corro el riesgo inminente de innumerables
críticas a estas líneas que hoy les comparto!!!) y seguro, pueden servir para
asegurar que los objetivos de la reunión se cumplan en su totalidad.
Por ejemplo, estos espacios pueden utilizarse para que la
gente que asiste de diferentes empresas pueda hacer networking, o sean o no de
la misma empresa, puedan conocerse más en ámbitos recreativos y distintos al
laboral o de negocios.
Se pueden también aprovechar estas dinámicas en los tiempos libres para
reforzar en mensaje que se desea transmitir a los participantes con un lenguaje
y con actividades totalmente diferente al del discurso o las presentaciones
bombardeadas durante todo el día en el salón de convenciones, tales como juegos
en jardines o en albercas, rallys para encontrar los mensajes que se desean
transmitir, pero compitiendo y jugando.
También en estos espacios de tiempo se pueden plantear
dinámicas de relajación, reflexión o retrospección, totalmente orientadas, si
el propósito que pudiera buscarse es el de encontrar o resolver situaciones
problemáticas o analizar síntomas que están afectando de alguna manera a la
organización, o buscar nuevas formas de hacer las cosas. Estas dinámicas pueden
dirigirse para que sean desarrolladas de manera individual por los
participantes o bien en equipo.
Una opción más es la posibilidad de realizar recorridos
temáticos, turísticos o culturales en las cercanías a la sede de la convención.
Pero también esas noches libres del último día pueden
convertirse en atractivas cenas de grupo agregando como atractivo dinámicas
previas a la cena, donde todos puedan participar en conjunto y desde su lugar
de mil maneras. En este caso quienes hayan vivido la maravillosa experiencia de
la dinámica de los tambores africanos podrán confirmar que hay gran razón en
los planteamientos de incorporar este tipo de experiencias positivas, sanas,
seguras y que además agregan múltiples valores de tipo personal, de integración
de grupo, de recreación e incluso hasta se puede dar todo un sentido cultural.
Existen mil y una formas y dinámicas que se pueden
establecer para convertir estos tiempos libres en tiempos útiles, muy útiles,
en una relación de ganar-ganar tanto para la organización que patrocina el
evento como para los participantes que lo atienden.
¿Tiempo Libre? ... Existe toda una ciencia para administrarlo y
sacarle el mejor provecho.
En Outdoor Experience 4 Productivity tenemos la experiencia
y las dinámicas que te permitirán dar
este importante giro para que tu próxima reunión o convención de tu empresa u
organización, nunca sea olvidada por los participantes, asegurando con ello el éxito
y el logro del objetivo planteado para la reunión y también maximizando la importante inversión realizada para su
realización. Permítenos recomendarte cómo…
Rafael García Rojas V.
Consultor
