En las organizaciones, ya sean empresas o instituciones, es frecuente la necesidad de poner en marcha proyectos para
mejorar. Tales mejoras pueden estar relacionadas con sus procesos de negocios o centrales, con sus procedimientos y gestión administrativa, también mejoras relacionadas con
la calidad o mejoras que se lograrán con la llegada de nuevas tecnologías
aplicadas a cualquier área: puede ser producción, operaciones, administración,
ventas, etc.
Estos
proyectos se pueden realizar con líderes y agentes de cambio internos a la
organización, aunque lo más frecuente es que sean
consultorías externas a las que se contratan para que lleven la responsabilidad, la carga metodológica y de especialidad para su implementación.
Una
parte inicial y muy importante de tales proyectos de mejora o de implementación
de nuevas tecnologías o metodologías, es la incorporación de un rubro en las
propuestas de consultoría que se llama Administración o Gestión del Cambio.
El
propósito del dicho apartado de Administración del Cambio es generar una
concientización profunda del impacto en la forma de hacer las cosas para los
integrantes del equipo que tendrá la responsabilidad, tal vez de definir, o
simplemente de recibir, la nueva forma de hacer las cosas para lograr las
mejoras planteadas.
Implica
sacudir y mover desde las raíces las percepciones de la gente, sus costumbres, sus
áreas de confort, sus “seguridades”, en ocasiones sus cotos de poder,
requiriendo la asimilación de nuevos paradigmas alrededor de su forma anterior
de operar o de hacer las cosas. Si hay algo difícil en la mayoría de los seres
humanos adultos es precisamente hacerlos cambiar.
Para
llevar a cabo esta etapa de los proyectos, por ejemplo la implementación de un
sistema de información, se llevan a cabo reuniones explicativas de las ventajas
sobre los nuevos procesos a ejecutar. Asimismo se incorporan dinámicas
motivacionales y de integración, pero también de autodiagnóstico, que les
permitan a los participantes ubicar su rol y sus capacidades dentro del nuevo
proceso, así como sus áreas de oportunidad por cubrir. Esto último resulta ser
muy doloroso y difícil de asimilar para la gran mayoría de quienes resultan
estar en tales situaciones.
La
mayoría de los procesos de Gestión del Cambio se realizan dentro de las
instalaciones de la propia empresa o institución, en aulas, salones de usos
múltiples, auditorios o incluso en las áreas mismas de trabajo donde se
desempeñan las personas involucradas, lo cual es poco efectivo al no lograr
transmitir de manera positiva el mensaje del cambio dirigido a mejorar; por
el contrario, muchas veces en estos procesos de cambio el mensaje acaba mal
interpretándose como una amenaza, volviendo las sesiones de cambio sumamente
estresantes y contraproducentes, generándose comportamientos defensivos y alta
resistencia al cambio.
Outdoor
Experience 4 Productivity ofrece a las empresas involucradas en proyectos de
cambio o mejoras, así como a las propias consultorías que son contratadas para
tales proyectos, la posibilidad de llevar a cabo las sesiones de cambio en
esquemas Outdoors, o al aire libre.
Se
lleva a cabo un análisis profundo de los cambios que se buscan alcanzar en los
integrantes del equipo involucrado en la mejora, se pueden plantear dinámicas
específicas, de manera que mediante simulaciones o paralelismos se hagan notar
las áreas en las que debe flexibilizarse la capacidad de transformar formas de
trabajo y actitudes para lograr la incorporación del nuevo sistema, de la nueva
tecnología, del nuevo proceso o cualquiera que sea el cambio deseado. Las
dinámicas seleccionadas se enfocarán a crear una experiencia vivencial que se
fije en los recuerdos de los participantes, de manera que al aplicar los
conceptos transmitidos a través de ellas, sea más fácil asimilar las ventajas
de modificar una conducta, actitud, forma de hacer las cosas o forma de percibir
las situaciones alrededor del proceso que está siendo modificado.
Por
mucho, es más efectivo transmitir estos mensajes a través de dinámicas y
ejercicios que generen experiencias vivenciales, ejecutadas en un ambiente al
aire libre, relajado e incluso divertido, diferente al medio regular de trabajo
o a un aula cerrada. En estos ambientes al aire libre y fuera del área regular
de trabajo la gente se vuelve más receptiva, además de modificar sus patrones
regulares de conducta. Estas vivencias y sus enseñanzas se fijan en los
recuerdos de las personas, además de permitirles experimentar las ventajas de
entender, enfrentar o hacer las cosas de manera diferente, con lo que permiten
incidir más fácilmente en la concientización de la necesidad de cambiar para
mejorar. Con esto también es más fácil integrar al equipo participante en
el proyecto, comprendiendo en las simulaciones la importancia de cada rol
dentro del proceso.
Otra
ventaja del modelo Outdoors, es que se pueden reducir el número de sesiones de
Administración del Cambio, en ocasiones incluso a una sola sesión de todo el
día, logrando un impacto y productividad mayor en esta etapa de los proyectos
de mejora de procesos o de implementación de sistemas, tecnologías o
metodologías. Esta ventaja se puede medir no solamente en el impacto mayor y
más profundo que se logra, sino también en el menor tiempo requerido de los
participantes (que es un importante elemento del costo de estas sesiones),
además del ahorro obtenido en el costo de oportunidad de llevar más rápidamente
un equipo motivado, integrado y convencido del cambio, hacia el resto del
proyecto de mejora o implementación, que al final es lo más importante para el líder
o el consultor responsable de dirigir y ejecutar el proyecto, al agregarle
mucho más valor a los objetivos de su servicio.
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del Cambio!
